Digitale Systeme für Reservierung, Warteschlangenmanagement und Vorab-Bestellungen

Der in der Branche übliche Begriff „No-Show“ (engl. für Nicht-Erscheinen) beschreibt den Fall, wenn Gäste reservieren und ohne Stornierung fernbleiben. Sowohl der Begriff als auch die rasante Zunahme dieses Phänomens über die letzten Jahre hinweg sind eine Entwicklung, die ihre Ursache im gesellschaftlichen Wandel hat.

Hatte man in den 80er und 90er Jahren einen Tisch im Restaurant reserviert, gehörte es zum guten Stil, pünktlich mit seiner Begleitung zum Essen zu erscheinen. Aber das Gästeverhalten hat sich geändert: Kurzfristige Absagen oder gar Fernbleiben ohne zu stornieren sind heute keine Ausnahmen mehr. Für Gastronomen bedeutet das Unannehmlichkeiten – organisatorisch und finanziell.

Reservierung unterstützt die wirtschaftliche Auslastung erheblich

Unter den Auflagen für die Gastronomie, die durch die Corona-Krise hinzugekommen sind, hat die Bedeutung einer Reservierung sowohl für den Gast als auch für den Gastronomen stark zugenommen. Aus wirtschaftlicher Sicht ist die Verlässlichkeit von Reservierungen für den Gastronomen aber jetzt noch wichtiger. Durch die geltenden Vorsichtsmaßnahmen haben alle Gastronomiebetriebe für die nächste Zeit ein deutlich reduziertes Sitzplatzangebot und dadurch eine dauerhaft schlechtere Auslastung, mit denen die Betriebe wirtschaften müssen.

Durch Vorabreservierung lässt sich die Belegung der einzelnen Tische sehr genau planen und optimieren. Und es lassen sich feste Belegungszeiten für die Tische einführen. Wichtig ist aber, dass der Gast die Verbindlichkeit seiner Reservierung nicht einseitig betrachtet, denn Gastfreundschaft ist etwas Gegenseitiges. Gastfreundschaft lebt von gegenseitigem Respekt. Erfasst ein Gastronom einmal detailliert die Umsatzausfälle aus No Shows, dann wird er feststellen, dass der wirtschaftliche Schaden größer ist, als gemeinhin angenommen.

Aber auch neue Funktionen sind bei den Reservierungssystemen inzwischen dazugekommen, die dem Gstronomen helfen, die Auslastung gerade in Corona-Zeiten deutlich zu verbessern.

Gastronomie-Digitalisierung

Kontaktdatenerfassung durch Corona-Auflagen über Reservierungssysteme

Corona-bedingt besteht die Auflage, die besagt, dass Gäste namentlich und mit Kontaktdaten erfasst werden sollen. Das geschieht mit dem Ziel, um im Falle des Bekanntwerdens einer Corona-Infektion bei einem Gast, umgehend alle weiteren Gäste benachrichtigen zu können, die sich zur selben Zeit im Restaurant aufgehalten haben. Die Anbieter von Reservierungssystemen haben schnell reagiert und Ergänzungen und Erweiterungen in ihren Systemen eingebracht. Zugleich haben auch Startups die Chance erkannt, mit neuer Software auf den Digitalisierungsschub in der Gastro-Branche zu reagieren.

Das Online-Reservierungssystem CentralPlanner wurde um zusätzliche Features erweitert, die Gastronomen kostenfrei dabei unterstützen, die strengen Auflagen im Rahmen der Corona-Prävention zu erfüllen. Axel von Leitner von der Kölner Reservierungs-Software CentralPlanner dazu: “Wir entwickeln momentan täglich neue Features, um mit den gesetzlichen Änderungen Schritt zu halten”. Die erste zentrale Anpassung, die im Zuge der Corona-Regelungen vorgenommen werden musste, war die Abfrage der Kontaktdaten bei der Online-Reservierung zu erweitern. Denn je nach Land wird neben der Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch die Anschrift verlangt.

Das Online-Reservierungssystem Teburio bietet zusätzlich zum intelligenten Reservierungsmanagement eine Besucherregistrierung als Ergänzungsfunktion während der Corona-Krise an.

Kontaktlose Bestellung und Bezahlung

Ordito ist ein junges Startup aus Wien, dass sich auf kontaktlose Bestellung und Bezahlung spezialisiert hat. Gerade in herausfordernden Zeiten wie diesen kann das System Gastronomen dabei unterstützen, in den gewohnten Alltag zurückzufinden. Ordito bot ursprünglich lediglich eine Webplattform an. Doch angepasst an die derzeitige Situation und Regulierungen, will man Gastronomen weiterhin unterstützten und bieten nun auch Lösungen für die Hauszustellung und Abholstationen an. Zudem sind diese Bestelllösungen nach Aussage von Gründer Maurice Beurskens bis Ende des Jahres gratis.

Auslastungs- und Warteschlangen-Management

atodo ist ein Tech-Start-Up aus Norddeutschland. Gegründet wurde atodo 2019 von den drei Gründern Lina Ries, Arne Reuter und Jonas Richter. Gemeinsam entwickeln sie Technologien rund um die Themen „Wartezeiten“, „Zeiteinsparungen“ und „Warteschlangen-Management“. Durch einen starken Gastronomie-Background fokussiert sich das Start-Up in seiner Gründungsphase auf eine digitale und smarte Gästeliste für die Gastronomie. Sie ermöglicht Gastronomen ein effizientes Management von Laufkundschaft und wartenden Gästen und hilft ihnen dabei, ihren Betrieb optimal auszulasten, Prozesse effizient zu gestalten. Restaurantgäste profitieren von einer einfachen und zeitgemäßen Reservierungslösung für Restaurantbesuche. Der Gast kann sich bei einem spontanen Restaurantbesuch bereits vor Ankunft im Restaurant auf eine digitale Gästeliste in der Cloud setzen und Live-Informationen über Auslastung und Wartezeiten erhalten.

Einfache Stornierungsmöglichkeit anbieten

Das Absagen einer Reservierung sollte genauso einfach sein wie das Reservieren selbst. Hier bieten Online-Systeme die Möglichkeit, bereits bei der Reservierung einen Storno-Link mitzuschicken, so dass die Gäste mit einem Klick absagen können. Ruft ein Gast an, um seine Reservierung zu stornieren, sollte für die Absage gedankt werden.

Zudem sollte schon bei der Annahme der Reservierung klar herausgestellt werden, dass eine Reservierung nur eine begrenzte Zeit lang (15 oder auch 30 Minuten) gehalten werden kann und der Tisch danach weitergegeben wird. Wenn sich Gäste verspäten, sollte man sie am besten anrufen.

Manfred Troike, 3. Juli 2020

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