Der Umgang mit Bargeld in der Gastronomie

Jeder selbstständige oder angehende Gastronom weiß die Bedeutung der Kasse zu schätzen. Es steht eine ganze Reihe an Kassensystemen zur Verfügung: Von der offenen Ladenkasse über einfache Registrierkassen bis hin zu digitalen Kassensystemen, die die Arbeit sehr erleichtern und zugleich Problemen mit dem Finanzamt vorbeugen.

Unabhängig davon, ob man eine digitale Registrierkasse nach neuesten Anforderungen und technischen Standards verwendet oder noch eine schlichte, offene Ladenkasse in Form einer Geldkassette im Einsatz hat, um Regelungen für den Umgang mit Bargeld bei den Tageseinnahmen kommt niemand herum.

Geldkassette

Regelungen zur Arbeit mit Bargeld

Beim Umgang mit Bargeld kommt es auf zwei wesentliche Dinge an: Vertrauensvolle Mitarbeiter und Nachvollziehbarkeit durch sorgfältige und sichere Abläufe.

Der Zugang zu Bargeld sollte im Betrieb immer beschränkt sein: Je weniger Mitarbeiter mit Bargeld hantieren müssen desto besser, denn der Umgang mit Bargeld setzt Vertrauen voraus. Je mehr Personen mit Bargeld arbeiten, je höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren oder jemand sich zum Diebstahl verleiten lässt.

Aufgaben, die mit Bargeld zu tun haben, sollten nach Mitarbeitern getrennt sein: Ein Mitarbeiter kann die Tageseinnahmen prüfen, ein anderer das Kassenbuch führen und ein Dritter die Portemonnaies und das Wechselgeld vorbereiten. Auf diese Weise ist zu einem gewissen Grad eine gegenseitige Kontrolle gegeben.

Bargeldbestand geringhalten

Der Bargeld-Umlauf sollte auf das notwendige beschränkt werden. Dazu sollte in regelmäßigen Abständen das Geld aus den Kellner-Portemonnaies und aus der Ladenkasse an einen sicheren Platz ausgelagert werden. Ein Geschäftstresor für die Tageseinnahmen ist dafür der richtige Platz.

Geldbewegungen sind zu dokumentieren

Alle Bewegungen des Bargeldes sollten dokumentiert werden, um Fehlbeträge möglichst auszuschließen: Vom Portemonnaie in den Abend-Safe, vom Safe in die Buchhaltung und schließlich zur Bank. Und bei all diesen Geldbewegungen sollte eine Geldkassette als sicherer Transportbehälter dienen.

Mit der Zunahme an bargeldlosem Zahlungsverkehr verringert sich natürlich auch das Risiko im Umgang mit Bargeld.

Aufzeichnungspflichten für offene Ladenkassen

Moderne Kassensysteme unterstützen erheblich und helfen dabei, prüfungssicher zu handeln. Wenn Sie sich dennoch in Ihrem Betrieb für eine offene Ladenkasse in entscheiden, weil die Art des Geschäftes es mit sich bringt, gilt einiges bei der Kassenführung zu beachten. Das wichtigste ist die schriftliche Erfassung sämtlicher Bareinnahmen und Barausgaben. Bei einer Kassenprüfung durch das Finanzamt kann dies nur mit einer sauberen Buchführung belegt werden.

Sie sind vom Gesetzgeber her verpflichtet (Einzelaufzeichnungspflicht § 146 Abs 1. AO) jede einzelne Kassenbewegung zu notieren. Es ist unerlässlich, die Einnahmen und Ausgaben handschriftlich festzuhalten.

Jeder Geschäftsvorfall muss nach Abschluss aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen sind einzeln, richtig, vollständig und geordnet aufzuführen. Aufgezeichnet werden muss die Bezeichnung und die Anzahl der Artikel, die verkauft wurden, der Verkaufspreis und der Steuersatz. Sorgfalt ist hier äußerst wichtig. Denn sollte es einmal zur Betriebsprüfung durch das zuständige Finanzamt kommen, muss alles problemlos belegt werden können.

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