Personalmanagement digital
Webbasierte Personalverwaltung nützt sowohl dem Unternehmer als auch den Mitarbeitern
Wenn es um das Thema Personalverwaltung geht, wird über die Vorteile computergestützter Systeme oft einseitig aus Sicht des Arbeitgebers berichtet. Dabei bietet der Einsatz moderner webbasierter Software bei den zentralen Themen der Personalverwaltung und Personaleinsatzplanung gerade auch für die Mitarbeiter viele Vorteile.
Der Wechsel von Papier und Bleistift oder Excel-Tabellen zu einem modernen elektronischen System kann sich daher für beide Seiten lohnen.
Systemgestütztes Personalmanagement: Was gehört dazu?
So breit gefächert wie es die Aufgaben im Personalmanagement sind, so breit ist inzwischen auch das Angebot an Softwarelösungen für diesen Bereich. Für die Gastronomie sind dabei aktuell folgende Kernaufgaben von besonderem Interesse:
- Personaleinsatzplanung, Erstellen von Dienstplänen, Schichtplanung, Urlaubsplanung
- Planen und Erfassen von Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Krankheit, Lehrgänge, etc.
- Arbeitszeiterfassung inklusive Pausen minutengenau und mindestlohnkonform
- Intelligenter Datenaustausch vom Stundenkonto zur Lohnabrechnung für einen schnellen Überblick über die Personalkosten und automatische Berechnung von Zuschlägen.
Herausforderung Gastronomie
Durch den hohen Anteil an Aushilfen, den Mangel an Fachkräften und starker Fluktuation stellt die Organisation des Personals besonders in Gastronomie und Hotellerie eine Herausforderung dar. Lange Schichten, saisonale Schwankungen und steigende Kosten erfordern eine durchgängig organisierte Flexibilität im Personaleinsatzplan.
Dieser hoch flexible Mitarbeiter-Einsatz führt dann aber zu weiteren Herausforderungen an die gesamten Aufgabenkette, die zum Personalmanagement gehört: Dienstplanung – Zeiterfassung – Arbeitszeitauswertung – Personalkosten erfassen – Lohnabrechnung
Optimierte Einzellösungen konkurrieren mit integrierten Systemen
Die Frage, ob man zunächst mit einer für eine bestimmte Aufgabe spezialisierten Einzellösung beginnt oder sich gleich für einen Lösungsanbieter entscheidet, der eine Integration möglichst vieler Aufgaben aus dem Bereich Personalmanagement ermöglicht, hängt von Art und Größe des Gastronomie-Betriebes und den individuellen Anforderungen des Gastronomiebetriebes ab.
Für die Einordnung sollte man sich an einer Liste der Funktionen orientieren, die von aktuell verfügbaren Systemen angeboten werden und die Kriterien festlegen, die man vorrangig durch Systemunterstützung im eigenen Betrieb verbessern möchte. Dazu eignen sich folgende Fragestellungen:
- Personaleinsatzplanung: Wird eine Dienstplanung benötigt, die sehr kurzfristigen Änderungen unterliegt, die ggf. filial-übergreifend funktionieren soll und bei der eine größere Zahl von Mitarbeitern entsprechend ihren Fähigkeiten und Rollen eingesetzt werden soll?
- Arbeitszeiterfassung und Dokumentation: Stellt Zeiterfassung eine besondere Herausforderung dar, weil stark wechselnde, flexible Einsatzzeiten gegeben sind und die Erfassung von Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszeiten sowie die Einhaltung und Dokumentation von Pausenzeiten komplex sind?
- Urlaubs- und Abwesenheitsplanung: Ist die Planung und Genehmigung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten auf Grund der Größe und Struktur des Betriebes schwierig und aufwändig, weil die Einsatzplanung komplex ist und es leicht zu Konflikten mit geplanten Arbeitseinsätzen kommen kann?
- Arbeitszeit-Auswertung und Lohnberechnung: Lassen Lohnmodell und Arbeitszeitregelungen im Betrieb eine große Variation von Arbeitszeiten pro Mitarbeiter zu, so dass es schwierig ist in Echtzeit die tatsächlichen sowie die zu erwartenden Personalkosten pro Betrieb, Arbeitsbereich oder Mitarbeiter zu ermitteln und möglichst tagesgenau für die Betriebskennzahlen nutzen?
- Integrierte Lohnabrechnung oder Schnittstelle zu gängigen Lohnabrechnungssystemen: Arbeitszeiten, zeitabhängige Lohnzuschläge (für Überstunden, Sonn- und Feiertage, Nachtarbeit), Urlaub, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten können die Entgeltzahlungen stark beeinflussen. Ist eine komplexe Abhängigkeit der Entgeltzahlungen mit großer Variation der Lohnzahlungen im Gastronomie-Betrieb gegeben?
Liegt der Anforderungsschwerpunkt für den eigenen Gastronomiebetrieb in einer engen Verknüpfung von der Einsatzplanung bis zur Lohnabrechnung oder handelt es sich um einen Filialbetrieb, dann sollte die gewählte Lösung neben einer möglichst leistungsfähigen und anwenderfreundlichen Gestaltung der genannten fünf Kernfunktionen auch eine gute Integration dieser Kernaufgaben des Personalmanagements bieten.