Leinenlos

Webbasierte Personalverwaltung nützt sowohl dem Unternehmer als auch den Mitarbeitern

Wenn es um das Thema Personalverwaltung geht, wird über die Vorteile compu­tergestützter Systeme oft einseitig aus Sicht des Arbeitgebers berichtet. Dabei bietet der Einsatz moderner webbasierter Software bei den zentralen Themen der Personalverwaltung und Personaleinsatzplanung gerade auch für die Mitar­beiter viele Vorteile.

Der Wechsel von Papier und Bleistift oder Excel-Tabellen zu einem modernen elektronischen System kann sich daher für beide Seiten lohnen.

Systemgestütztes Personalmanagement: Was gehört dazu?

So breit gefächert wie es die Aufgaben im Personalmanagement sind, so breit ist inzwischen auch das Angebot an Softwarelösungen für diesen Bereich. Für die Gastronomie sind dabei aktuell folgende Kernaufgaben von besonderem Interes­se:

• Personaleinsatzplanung, Erstellen von Dienstplänen, Schichtplanung, Ur­laubsplanung
• Planen und Erfassen von Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Krankheit, Lehrgänge, etc.
• Arbeitszeiterfassung inklusive Pausen minutengenau und mindestlohnkonform
• Intelligenter Datenaustausch vom Stundenkonto zur Lohnabrechnung für einen schnellen Überblick über die Personalkosten und automatische Berech­nung von Zuschlägen.

Herausforderung Gastronomie

Durch den hohen Anteil an Aushilfen, den Mangel an Fachkräften und starker Fluktuation stellt die Organisation des Personals besonders in Gastronomie und Hotellerie eine Herausforderung dar. Lange Schichten, saisonale Schwankungen und steigende Kosten erfordern eine durchgängig organisierte Flexibilität im Per­sonaleinsatzplan.

Dieser hoch flexible Mitarbeiter-Einsatz führt dann aber zu weiteren Herausfor­de­rungen an die gesamten Aufgabenkette, die zum Personalmanagement ge­hört:  Dienstplanung – Zeiterfassung – Arbeitszeitauswertung – Personalkosten erfassen – Lohnabrechnung

Optimierte Einzellösungen konkurrieren mit integrierten Systemen

Die Frage, ob man zunächst mit einer für eine bestimmte Aufgabe spezialisierten Einzellösung beginnt oder sich gleich für einen Lösungsanbieter entscheidet, der eine Integration möglichst vieler Aufgaben aus dem Bereich Personalmanage­ment ermöglicht, hängt von Art und Größe des Gastronomie-Betriebes und den individuellen Anforderungen des Gastronomiebetriebes ab.

Für die Einordnung sollte man sich an einer Liste der Funktionen orientieren, die von aktuell verfügbaren Systemen angeboten werden und die Kriterien festle­gen, die man vorrangig durch Systemunterstützung im eigenen Betrieb verbes­sern möchte. Dazu eignen sich folgende Fragestellungen:

1. Personaleinsatzplanung: Wird eine Dienstplanung benötigt, die sehr kurzfristi­gen Änderungen unterliegt, die ggf. filial-übergreifend funktionieren soll und bei der eine größere Zahl von Mitarbeitern entsprechend ihren Fähigkeiten und Rol­len eingesetzt werden soll?
2. Arbeitszeiterfassung und Dokumentation: Stellt Zeiterfassung eine besondere Herausforderung dar, weil stark wechselnde, flexible Einsatzzeiten gegeben sind und die Erfassung von Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszeiten sowie die Einhaltung  und Dokumentation von Pausenzeiten komplex sind?
3. Urlaubs- und Abwesenheitsplanung: Ist die Planung und Genehmigung von Ur­laubs- und Abwesenheitszeiten auf Grund der Größe und Struktur des Betriebes schwierig und aufwändig, weil die Einsatzplanung komplex ist und es leicht zu Konflikten mit geplanten Arbeitseinsätzen kommen kann?
4. Arbeitszeit-Auswertung und Lohnberechnung: Lassen Lohnmodell und Arbeits­zeitregelungen im Betrieb eine große Variation von Arbeitszeiten pro Mitarbei­ter zu, so dass es schwierig ist in Echtzeit die tatsächlichen sowie die zu erwar­tenden Personalkosten pro Betrieb, Arbeitsbereich oder Mitarbeiter zu ermit­teln und möglichst tagesgenau für die Betriebskennzahlen nutzen?
5. Integrierte Lohnabrechnung oder Schnittstelle zu gängigen Lohnabrechnungs­systemen: Arbeitszeiten, zeitabhängige Lohnzuschläge (für Überstunden, Sonn- und Feiertage, Nachtarbeit), Urlaub, Krankheitstage und sonstige Abwesenhei­ten können die Entgeltzahlungen stark beeinflussen. Ist eine komplexe Abhän­gigkeit der Entgeltzahlungen mit großer Variation der Lohnzahlungen  im  Gast­ronomie-Betrieb gegeben?

Liegt der Anforderungsschwerpunkt für den eigenen Gastronomiebetrieb in einer engen Verknüpfung von der Einsatzplanung bis zur Lohnabrechnung oder handelt es sich um einen Filialbetrieb, dann sollte die gewählte Lösung neben einer möglichst leistungsfähi­gen und anwenderfreundlichen  Gestaltung der genannten fünf Kernfunktionen auch eine gute Integration dieser Kernaufgaben des Personalmanagements bieten.

Foodservice-Titel-03-2017