Unangemeldete Besuche durch das Finanzamt

Ab dem Jahr 2018 wird die Möglichkeit der Kassennachschau eingeführt. Dies ist neben den bereits bekannten Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachschauen ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte. Mit der Kassennachschau hat das Finanzamt eine weitere Möglichkeit zur unangekündigten und grundsätzlich anlassunabhängigen Prüfung vor Ort beim Steuerpflichtigen. Dabei liegt der Schwerpunkt dieser Prüfungsmöglichkeit in der Überprüfung der ordnungsmäßigen Erfassung von Bargeschäften.

Schon in einem Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) Stellung zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften genommen. Danach müssen spätestens ab dem 01.01.2017

• die Daten in Registrierkassen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können (insbesondere für Betriebsprüfungen),
• alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden,
• alle elektronischen Kassenaufzeichnungen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Der Anwendungsbereich der Kassennachschau beschränkt sich dabei nicht nur auf Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem, erfasst sind auch Unternehmer mit einer offenen Ladenkasse. In diesem Zusammenhang gewinnt auch die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuchs eine neue Brisanz.

Was wird alles geprüft?

Gegenstand der Prüfung sind grundsätzlich alle Aufzeichnungen, Bücher sowie die Kasse selbst. Der Prüfer wird auch untersuchen, ob die Kasse ordnungsgemäß funktioniert. Bei einem elektronischen Kassensystem mit Aufzeichnungen in digitaler Form darf der Prüfer diese einsehen, eine Übermittlung in digitaler Form anfordern oder die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. In der Praxis dürfte es wohl so sein, dass der Prüfer entweder eine Übermittlung der Daten oder einen entsprechenden Datenträger verlangen wird, um die Daten dann im Amt zu prüfen. Ebenfalls vorzulegen sind die Organisationsunterlagen zum Kassensystem (z.B. Bedienungs- oder Programmieranleitungen), um dem Prüfer eine eingehende Systemprüfung zu ermöglichen.

Direkter Übergang zur Außenprüfung

Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.

Allgemeine Verhaltensregeln bei einer Kassennachschau

• Lassen Sie sich den Ausweis des Prüfers zeigen und seine schriftliche Ermächtigung zur Prüfung.
• Wohnräume sind grundsätzlich tabu. Fragen Sie gezielt nach, ob tatsächlich eine „dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ besteht.
• Verweigern Sie gegebenenfalls verbal den Zutritt zu den Räumen und lassen Sie sich die Kenntnisnahme des Prüfers hiervon schriftlich bestätigen.
• Nur ein entsprechend instruierter Ansprechpartner sollte dem Prüfer Auskünfte geben – die restliche Belegschaft sollte keine Gespräche über geschäftliche Belange mit dem Prüfer führen, sondern ihm am besten aus dem Weg gehen. Bei Nachfragen des Prüfers sollte die Belegschaft auf den Ansprechpartner verweisen.
• Die Kassennachschau ist keine Durchsuchung und Sie sind kein Verdächtiger – lassen Sie sich nicht einschüchtern. Seien Sie freundlich und behandeln Sie den Prüfer wie einen Gast, aber Sie sind der Hausherr.
• Will der Prüfer Schränke oder Ähnliches öffnen, verweigern Sie dies. Eine Kassennachschau hat grundsätzlich nur die Kasse zum Gegenstand.