Fit für die Zukunft mit Digitalisierung

Steigende Kosten in allen Bereichen des Betriebes, der Mangel an Fachpersonal, aber auch die sich ändernden Kundenwünsche in einer Welt schneller technischer Veränderungen erzwingen die Beschäftigung mit dem anspruchsvollen Thema der Digitalisierungsmöglichkeiten in der Gastronomie.

Dennoch werden die vorhandenen Möglichkeiten noch zu wenig genutzt, denn die Gastronomie ist eine Branche, die von Traditionen und bewährten Praktiken geprägt ist. Viele Gastronominnen und Gastronomen sind daher skeptisch, wenn es um die Einführung neuer Technologien geht. Sie haben Angst, sich etwas anzuschaffen, das sie nicht verstehen und das sie von einem Anbieter abhängig macht. Weiterhin befürchten sie, dass ihre Mitarbeitenden die neuen Tools nicht akzeptieren werden. Und sie sind unsicher, ob die Investitionen in die Digitalisierung sich wirklich auszahlen werden.

Wie man den richtigen Ansatz findet

Zweifel und Unsicherheiten sind verständlich. Die Digitalisierungsmöglichkeiten, die heute zur Verfügung stehen, sind inzwischen so vielfältig, dass man zunächst eher davor zurückschreckt. Schließlich sind Gastronomen keine IT-Experten. Es gilt für den eigenen Betrieb den richtigen Ansatz zu finden, indem man sich von den wesentlichen Herausforderungen im eigenen Betrieb leiten lässt. Hat man die Punkte im eigenen Betrieb benannt, die Probleme machen, kann man in die Überlegungen zur Entlastung und Optimierung mit den Mitteln der Digitalisierung einsteigen.

Zum Start helfen folgende Fragen für die Überlegung, wo sich der Einsatz von digitalen Gastro-Lösungen lohnen könnte:

• Welche der eigenen Prozesse stellen heute die größten Herausforderungen?
• Wo wird zurzeit ältere Software eingesetzt, die vielleicht durch etwas zeitgemäßes ersetzt werden sollte?
• Für welche vorhandene Software wird aktuell viel Geld bezahlt?
• In welchem Bereich wird heute noch vieles manuell durchgeführt?

Hat man sich so etwas mehr Klarheit über die eigene Situation verschafft, kann man mit Hilfe einer guten Anbieter-Übersicht tiefer in das Thema einsteigen. Für die richtige Einordnung der eigenen Problemstellung und eine erste Orientierung im Software-Angebot eignet sich zum Beispiel die „GastroTechMap“, die von foodservice & gvpraxis der dfv-Mediengruppe kostenlos bereitgestellt und jährlich aktualisiert wird.

Digitalisierung kann in kleinen Schritten erfolgen

Orientiert man sich am Gasterlebnis und an den Prozessen in Küche und Warenwirtschaft kann man anhand der eigenen Betriebsabläufe in kleinen Schritten vorgehen und die Bereiche optimieren, die die größte Entlastung oder den größten Nutzen bringen. Dazu lohnt es sich das Potential folgender Bereiche anzuschauen:

• Höhere Effizienz durch Vernetzung: Digitaler Datenaustausch zwischen Kasse, Küche Service und Verwaltung (über Apps, Handhelds, Monitore) verbessert die Zusammenarbeit und vereinfacht Abläufe
• Mehr Ordnung und Zeit durch digitale Verwaltung
• Datenauswertung: Ad hoc Umsatzanalysen, Datenverdichtung, Prognosen für bessere Entscheidungen im Alltag und vorausschauend strategisch
• KI-Unterstützung (software-Unterstützung für Personalplanung, Warenwirtschaft und Einkauf)
• Selfservice zur Entlastung des Personals: Self-Reservation, Self-Ordering, Self-Payment mit dem Nebeneffekt geringerer Wartezeit und Ausnutzung von Cross-Selling-Potentialen
• Foodwaste-Reduktion: Monitoring und intelligente Einkaufsplanung

Trotz technischer Unterstützung: Der Mensch bleibt im Mittelpunkt

Bei allen technischen Lösungen ist es aber wichtig, das menschliche Bedürfnis nach Kommunikation gerade in der Gastronomie nicht zu vernachlässigen oder außer Acht zu lassen.

Bei den äußeren Prozessen, die das Gast-Erlebnis betreffen, bedeutet das, dass trotz technischer Angebote immer auch noch die Möglichkeit für ein persönliches Gespräch gegeben sein muss. So ist zum Beispiel ein Reservierungsangebot, das über ein Reservierungssystem erfolgt, immer auch noch durch eine telefonische Reservierungsmöglichkeit zu ergänzen. Dabei ist die Angabe einer Telefonnummer für die Reservierung, unter der dann nur eine automatische Ansage mit Hinweis auf die Online-Reservierung läuft, ein absolutes No-Go.

Bei den internen Prozessen bedeutet es, dass die Mitarbeiter durch Software und digitale Abläufe Unterstützung erfahren sollen. Wichtig ist dabei, dass trotz der Auswertungsmöglichkeiten, die durch die Digitalisierung geboten werden, kein Überwachungsdruck auf die Mitarbeiter ausgeübt wird. Auch hier gilt, Technik soll helfen und entlasten, keinesfalls Druck aufbauen.

Weiterführende Links:

Good to know: Digitalisierung für die Gastronomie, Gastivo, Juli 2024