Kassensysteme in der Gastronomie: Meldepflicht 2025 im Blick

Am 1. Juli 2025 treten für die Gastronomie wichtige Änderungen in Kraft. Eine zentrale Neuerung betrifft die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Alle Kassensysteme, die ab diesem Datum angeschafft und in Betrieb genommen werden, müssen dem Finanzamt innerhalb von vier Wochen gemeldet werden. Bereits vorhandene Kassensysteme müssen spätestens bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme fallen unter diese Regelung. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung. Bei Verstößen droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Die Meldung erfolgt über das ELSTER-Portal. Ein FAQ-Katalog des Bundesfinanzministeriums bietet weitere Informationen zur Belegausgabepflicht und den technischen Anforderungen.

Welche Kassensysteme gibt es in der Gastronomie?

In der Gastronomie finden verschiedene Kassensysteme Gebrauch. Einfache Registrierkassen werden mehr und mehr von modernen Kassensystemen abgelöst. Dadurch lassen sich viele Arbeitsabläufe vereinfachen und der Bestell- und Buchungsprozess im laufenden Geschäft optimieren. Jedes System bietet Vor- und Nachteile. Was sich am besten eignet und womit am effizientesten gearbeitet werden kann, ist anhand der individuellen Bedürfnisse abzuwägen.

Folgende Kassensysteme sind im Gastronomie-Bereich gängig:

Registrierkassen: Grundlegende Erfassung, Belegdruck, kaum Warenwirtschaft oder Kartenzahlung. Ideal für kleinere Gastwirtschaften.
Offene Ladenkassen: Manuelle Geldkassetten/Schubladen, keine elektronische Erfassung. Nicht mehr zeitgemäß und von Finanzämtern nicht anerkannt.
PC-Kassen: Computerbasiert mit erweitertem Funktionsumfang, Kartenleser und Bondrucker. Geeignet für Betriebe mit digitaler Zahlungsabwicklung.
POS-Kassensysteme: Komplexe Systeme mit Integration von Warenwirtschaft, Berichten und Kundenverwaltung. Für größere Gastronomiebetriebe.
Cloud-basierte Kassensysteme: Daten in der Cloud, von verschiedenen Geräten zugänglich, skalierbar, automatische Updates. Für flexible und mobile Betriebe.

POS-System und Cloud-basierte Systeme

POS-Systeme stellen das Herzstück des Gastronomiebetriebs dar. Viele alltägliche Aufgaben können damit abgewickelt werden:

Bestandsverwaltung
Personalverwaltung
Menü-Anpassungen
Kundenmanagement
Marketingmaßnahmen

Moderne POS-Systeme basieren auf einem Touchscreen-PC. Dieser nutzt eine POS-Software. Die notwendige Hardware wird durch ein POS-Terminal, einen Strichcode-Scanner, ein Kartenlesegerät und einen Quittungsdrucker ergänzt. Moderne Kassensysteme sind unverzichtbar, da im laufenden Betrieb Bar- und Kartenzahlungen angenommen werden und die Zahlungen nicht nur empfangen werden, sondern auch steuerlich nachvollziehbar bleiben müssen. In den meisten POS-Lösungen sind daher Berichtsfunktionen integriert. Diese stellen die Überwachung der einzelnen Transaktionen nach Datum, Uhrzeit und Art sicher.

POS-Systeme werden heute bereits von vielen Full-Service-Restaurants und Fast-Food-Ketten, aber auch von Cafés oder Pizzerien verwendet. Die Vorteile von POS-Systemen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Datenzugriff jederzeit möglich.
Einfacher und kostengünstiger Einstieg durch Abonnement.
Einfache Bedienung, Schulungen entfallen in der Regel.
Regelmäßige und meist kostenlose Updates.

iPad-Kassen gehört die Zukunft

In der Gastronomie bewähren sich digitale iPad-Kassensysteme. Die Arbeitsabläufe sind durch die vorinstallierte Software weitgehend vereinfacht und selbsterklärend. Unternehmen erhalten durch die Bereitstellung dieser Lösung mehr Freiheit und Flexibilität.

iPad-Kassen gibt es von verschiedenen Herstellern. Es handelt sich um robuste und portable Geräte, die alle im gastronomischen Bereich anfallenden Aufgaben abdecken. Weiterhin entsprechen sie allen Anforderungen der Finanzämter.

iPad-Kassensysteme sind mit zahlreichen unterschiedlichen Programmen ausgestattet und können damit den Arbeitsalltag wesentlich erleichtern:

detaillierte Berichterstattung über Umsätze und Ausgaben
Bestellung und Bezahlung direkt am Tisch
Lagerbestände lassen sich verfolgen und Lagerengpässe vermeiden
Erstellung von Rechnungskopien möglich
Aktivitäten und Leistungen der Angestellten können nachverfolgt werden
Kassenbuchberichte lassen sich erstellen
Rechnungsprozess wird für Kunden und Mitarbeiter vereinfacht
verschiedene Zahlungsarten werden akzeptiert
Eingabe von Wechselgeld möglich

Im Vergleich zu einfachen POS-Kassensystemen verfügen iPad-Kassen über eine erhöhte Mobilität und die Interaktion mit Kunden kann optimiert werden. Die Drahtlos-Verbindung ermöglicht die externe Betriebsüberwachung.

iPad-Kassensysteme sind nach GoBD Finanzamt-konform und die Daten können über eine DATEV-Schnittstelle direkt dem Steuerbüro oder Finanzamt übermittelt werden.

Was ist bei der Wahl von Kassensystemen zu beachten?

Zwischen den einzelnen Kassensystemen gibt es Unterschiede. Die Wahl der passenden Lösung beeinflusst nicht unwesentlich den Unternehmenserfolg. Bei der Auswahl spielen folgende Faktoren primär eine Rolle:

Servicegebühren: Monatliche Gebühren sind üblich. Pauschalgebühren pro Transaktion sind oft günstiger.
Servicebedingungen: Vermeiden Sie Mehrjahresverträge. Bevorzugen Sie kurze Laufzeiten für mehr Flexibilität.
Ausstattung: Das System sollte sofort einsatzbereit sein. Achten Sie auf Anpassbarkeit und kostensparende Funktionen.

Fazit

Ein gut gewähltes Kassensystem spart im Alltag Zeit, schafft Übersicht – und schützt ab 2025 ganz nebenbei auch vor kostspieligen Versäumnissen bei der Meldepflicht.

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