Kassenmeldepflicht 2025: Wichtige Informationen im Überblick

Betroffene Unternehmen

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, sind verpflichtet, diese zu melden. Dies gilt sowohl für selbst gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Geräte. Zu den meldepflichtigen Systemen zählen unter anderem elektronische Kassensysteme, Tablet- oder App-Kassensysteme, Waagen mit Kassenfunktion und Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse. Alle Systeme müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Manipulationen zu verhindern.

Meldewege und meldungspfichtige Informationen

Kassensysteme können nicht über Formulare oder PDF Vordrucke sondern lediglich digital gemeldet werden.

Die Meldung an das Finanzamt kann auf drei Arten erfolgen: über die Direkteingabe im ELSTER-Formular, den Upload einer XML-Datei in „Mein ELSTER“ (www.elster.de) oder durch Datenfernübertragung via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client). Die Meldung der Kasse ist auch über DATEV MeinFiskal Schnittstelle möglich. Das Bundesfinanzministerium stellt eine Ausfüllanleitung zur Verfügung, um den Prozess zu erleichtern: BMF-Ausfüllanleitung „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO)“.

Neben der Inbetriebnahme eines Kassensystems ist auch der bloße Besitz meldepflichtig. Selbst wenn ein Gerät noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst hat, muss es gemeldet werden. Zudem sind Unternehmen verpflichtet, die Außerbetriebnahme eines Systems zu melden.

Meldefristen

Die allgemeine Meldefrist beträgt einen Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Ab dem 1. Juli 2025 müssen neue Systeme innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Rechtlicher Hintergrund

Die Meldepflicht basiert auf dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ und der Neuregelung in der Abgabenordnung. Unternehmen sind seit 2020 verpflichtet, ihre Systeme mit einer TSE zu schützen. Die Einführung des elektronischen Meldeverfahrens wurde jedoch bis jetzt ausgesetzt.

Eine rechtzeitige Vorbereitung auf die neuen Anforderungen ist entscheidend, um mögliche Probleme zu vermeiden.