Betriebsprüfung in der Gastronomie

Fast jeder Gastronom in Hamburg hat schon so seine Erfahrungen mit der Betriebsprüfung gemacht. Neue Statistiken besagen, dass Betriebe alle 2,9 Jahre mit einer Steuerprüfung rechnen müssen.

Häufiger als andere Betriebe müssen Gastronomen sich mit so einer Prüfung ihrer Unterlagen auseinandersetzen. Das liegt daran, dass der hohe Bargeldfluss in dieser Branche sie aus der Sicht des Fiskus als besonders risikobehaftet und überprüfungswürdig erscheinen lässt.

Was Gastronomie-Betreiber zum Thema Betriebsprüfung wissen sollten, wird im Folgenden von Steuerberater Arno Böttcher kurz zusammen gefasst.

Welches Verhalten kann zu einer Betriebsprüfung führen?

Es braucht nicht viel, um den Anfangsverdacht eines Betriebsprüfers zu erregen. Besonders hohe Kassenbestände, auffällige Differenzen zwischen den vermerkten Tagessummen gemäß der Z-Bons und den Kassenbuch-Eintragungen, hohe Entnahmen oder Abweichungen von den Richtsätzen können zu einer Prüfung durch die Finanzbehörden führen. Im Allgemeinen kann man sagen, dass eine fehlerhafte Buchführung oder eine unzureichende Dokumentation die Chancen erhöht, Besuch vom Betriebsprüfer zu bekommen. Die Folgen einer Betriebsprüfung können mitunter recht unangenehm sein. Denn fallen im Rahmen der Steuerprüfung Mängel an der Buchführung auf, kann dies zu Umsatzschätzungen führen und die sind nicht immer sonderlich vorteilhaft für den Gastronomen.

Die Vor – und Nachteile elektronischer Kassensysteme

Moderne elektronische Kassensysteme sind bereits in den meisten Gastronomiebetrieben in Hamburg zu finden. Diese Kassen zeichnen eine ganze Reihe von wichtigen Daten auf und erleichtern somit das Zusammentragen von steuerlich relevanten Unterlagen. Doch die elektronisch unterstützte Kassenführung muss so konzipiert sein, dass eine nachträgliche Änderung von einmal eingegebenen Daten nicht möglich ist. Nur so kann das Finanzamt sicher gehen, dass an den Kassensystemen nicht herum manipuliert wird. Der Nachteil dieser zur Verfügung gestellten Datenflut ist, dass auch das Finanzamt auf diese Daten zugreifen will und darf. Denn die elektronischen Informationen können wesentlich leichter ausgewertet werden als stapelweise ausgedruckte Unterlagen. Sie müssen die Daten Ihrer Kassensysteme derart bereitstellen, dass der Betriebsprüfer sie jederzeit auslesen könnte.

Wo liegen die Grenzen einer Betriebsprüfung?

Zwar sind die modernen Kassensysteme in der Lage, Daten, weit über die rechtlichen Vorgaben hinaus aufzuzeichnen, dennoch müssen Sie nicht all diese Daten einem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen. Sie sind nur verpflichtet, alle gemäß GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vorgeschriebenen Unterlagen einzureichen, nicht mehr und nicht weniger. Viele Betriebsprüfer reagieren allerdings nicht gerade positiv darauf, dass ihnen der Einblick in bestimmte Unterlagen verweigert werden soll. In solchen Fällen ist es ratsam, dass ein Steuerberater oder ein juristischer Berater an Ihrer Seite ist und Sie dabei unterstützt, Ihre Rechte zu wahren. Ein Beispiel für Unterlagen, auf deren Einsicht der Betriebsprüfer rechtlich keinen Anspruch hat sind beispielsweise die Einzelaufzeichnungen zu Bargeschäften.

Fazit

Eine drohende Betriebsprüfung in der Gastronomie sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die Buchführung sollte streng nach den steuerrechtlichen Vorgaben erfolgen und alle notwendigen Dokumente der elektronischen Kassensysteme müssen dem Prüfer in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Eine möglichst lückenlose und fehlerfreie Buchführung erhöht die Chance, dass Sie nicht jedes Jahr vom Betriebsprüfer aufgesucht werden. Sie müssen allerdings nicht mehr Daten offen legen als rechtlich geboten ist.

26. Februar 2016, Arno Böttcher

Zum Autor:
Arno Böttcher ist Steuerberater in Hamburg und ist insbesondere tätig im Bereich Unternehmenssteuerrecht.


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